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POL√ćTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCI√ďN DE DATOS PERSONALES (Manual de Procedimiento Versi√≥n 2.0 Publicado 08 Nov 2016)

INDUHERZIG S.A., sociedad domiciliada en Medell√≠n, identificada con el NIT 811.009.178-5 ubicada en la direcci√≥n Carrera 50 # 6-41 , es una compa√Ī√≠a comprometida y responsable con la privacidad y seguridad de los Datos Personales de sus empleados, accionistas, proveedores, clientes, distribuidores, aliados comerciales, sociedades vinculadas, usuarios, contratistas, consultores, asesores, suscriptores, exempleados, ex contratistas y otros, informaci√≥n que ha sido recolectada por esta sociedad en virtud del desarrollo de su objeto social, por relaciones administrativas, comerciales, civiles, laborales, entre otras; en los t√©rminos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se ha adoptado la siguiente ‚ÄúPOL√ćTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCI√ďN DE DATOS PERSONALES‚ÄĚ, en la cual, todas la personas relacionadas de forma directa o indirecta con esta sociedad y de las cuales est√© incluida en la actualidad informaci√≥n de Datos Personales en nuestra base de datos o aquellos datos que en el futuro ingresen por cualquiera de los medios de recopilaci√≥n de informaci√≥n que la sociedad INDUHERZIG S.A. dispone, podr√°n conocer el procedimiento de recolecci√≥n, conservaci√≥n y tratamiento de los Datos Personales, as√≠ como los derechos, garant√≠as y los procedimientos para hacerlos efectivos:

DEFINICIONES DE SU INTER√ČS:

    Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a varias personas naturales determinadas o determinables.

    Base de datos: Conjunto de datos personales organizados sistematizadamente para su posterior tratamiento.

    Autorización: Consentimiento expreso, previo e informado del titular del dato personal, para llevar a cabo un tratamiento.

    Tratamiento: Operaciones o actividades que se pueden realizar con los datos personales, entre las cuales se encuentran: la recolección, uso, copia, transferencia, transmisión o supresión.

    Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

La información suministrada por el titular será incluida en nuestra base de datos y será utilizada:

Para accionistas:

    En caso de ser accionista de la compa√Ī√≠a se dar√° aviso de convocatorias a las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias de la compa√Ī√≠a, u otro tipo de comunicaciones por parte de la administraci√≥n de INDUHERZIG S.A.

    Notificaci√≥n del decreto y reparto de utilidades de la compa√Ī√≠a, as√≠ como el pago de dividendos correspondiente a los accionistas de la sociedad.

Para proveedores:

    Efectuar actividades de compras de bienes y servicios.

    Notificaci√≥n de cancelaci√≥n de obligaciones a los proveedores de la compa√Ī√≠a, entre otro tipo de comunicaciones por parte de INDUHERZIG S.A.

    Evaluar la calidad de los productos y servicios suministrados por esta sociedad.

Para clientes:

    Proporcionar nuestros servicios y productos.

    Usar la información con la finalidad de promocionar nuestros productos, servicios y ofertas, por medios físicos o a través de nuestra página web, u otros medios usados para el efecto.

    Remitir información de tipo comercial sobre los productos y servicios ofrecidos por la sociedad, a través de los diferentes medios de difusión, previamente autorizados por el titular.

    Envío de comunicaciones relacionadas con nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos, entre otros.

    Informar sobre nuevos productos o servicios que tengan directa relación con los contratos o servicios adquiridos por el titular.

    Evaluar la calidad de los productos y servicios suministrados por esta sociedad.

    Efectuar actividades de cobranza en relación con obligaciones contraídas por el titular.

    Realizar estudios internos sobre mercadeo y conductas de consumo de los usuarios.

Para empleados:

    Almacenar informaci√≥n de contacto y perfil de todos los empleados directos de la compa√Ī√≠a.

    Env√≠o de comunicaciones relacionadas con asuntos laborales y de inter√©s de la compa√Ī√≠a.

En general:

    Remitir información relacionada con INDUHERZIG S.A., en relación con sus clientes, proveedores, accionistas, empleados, conforme la relación contractual existente.

    Dar cumplimiento a las obligaciones contra√≠das por el titular de la presente autorizaci√≥n, conforme la relaci√≥n existente con la compa√Ī√≠a.

    Notificación del cumplimiento de las obligaciones de pago tanto a los empleados, proveedores o terceros.

    Para cumplir con los deberes de informaci√≥n que deba cumplir la compa√Ī√≠a por mandato legal, por decisi√≥n judicial o de autoridad competente.

    Podremos estar en contacto con el titular del Dato Personal en caso de existir riesgo frente a la protección de sus Datos Personales.

    Otras actividades que sean sujetas al desarrollo del objeto social de la compa√Ī√≠a y en las cuales necesariamente deben ser usados los Datos Personales del titular.

La información y datos suministrados podrán ser objeto de transmisión y/o transferencia a terceros países, para la ejecución de las actividades relacionadas con la sociedad y/o con el tratamiento antes descrito.

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

INDUHERZIG S.A. es el responsable del tratamiento de los Datos Personales de sus empleados, accionistas, proveedores, clientes, distribuidores, aliados comerciales, sociedades vinculadas, usuarios, contratistas, consultores, asesores, suscriptores, exempleados, ex contratistas y otros, por esta raz√≥n obrar√° en cumplimiento de las obligaciones que se deriven de esta condici√≥n. As√≠ las cosas este tratamiento podr√° ser extensivo a sus Filiales y adicionalmente podr√° ser encargado a quienes representen a la sociedad o a quienes √©sta pueda contratar para el ejercicio de su representaci√≥n o desarrollo de su objeto social, los cuales deber√°n obrar conforme a los procedimientos y pol√≠ticas de protecci√≥n de datos personales, las cuales para el efecto fueron dise√Īados e implementados por la sociedad INDUHERZIG S.A.

El tratamiento de los Datos Personales, deberá hacerse en los términos y alcance de la autorización emitida por el Titular de los Datos Personales o en los términos establecidos en la legislación vigente para el efecto.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

INDUHERZIG S.A. sociedad identificada con el NIT 811.009.178-5 constituida mediante escritura p√ļblica No. 1010 de la Notar√≠a 1¬™ de Medell√≠n del 10 de marzo de 1997, inscrita en la C√°mara de Comercio de Medell√≠n el 10 de abril de 1997, en el libro 9¬ļ, folio 401, bajo el No. 2805, domiciliada Medell√≠n, y con los siguientes canales de comunicaci√≥n ubicada en la Carrera 50 # 6-41.

Teléfono: (4)2552122

Dirección electrónica: herzig@herzig.com.co.

P√°gina: Web: www.herzig.com.co

Encargado: √Ārea Administrativa.

FORMA EN LA CUAL SE OBTIENEN LOS DATOS PERSONALES

Las actividades de recolección y almacenamiento de Datos Personales las podemos realizar a través de correo físico, electrónico, dispositivos móviles, páginas web o a través de cualquier mecanismo digital o semejante de comunicación conocido o a través del suministro voluntario y directo que el titular de los Datos Personales le entrega a la sociedad INDUHERZIG S.A., por los diferentes mecanismos antes mencionados.

DATOS PERSONALES QUE SON ALMACENADOS POR INDUHERZIG S.A.

Los datos personales almacenados por la sociedad INDUHERZIG S.A. dependen de la relaci√≥n directa o indirecta que el titular tenga con la compa√Ī√≠a, para las cuales podr√° ser necesario obtener por parte del titular su nombre, direcci√≥n, n√ļmero telef√≥nico, direcci√≥n de residencia, correo electr√≥nico, fecha de nacimiento, actividad profesional, cargo, empleador entre otras, informaci√≥n que ser√° usada para la finalidad descrita en la presente pol√≠tica de privacidad y de protecci√≥n de datos personales.

DEBERES DEL RESPONSABLE DE LOS DATOS PERSONALES

    Dar garantía de manera efectiva al Titular de los Datos Personales para ejercicio de sus derechos conforme a la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013.

    Solicitar y conservar prueba de la respectiva autorización emitida por el Titular de los Datos Personales para el tratamiento de sus datos.

    Informar al Titular de los Datos Personales sobre la finalidad para el tratamiento de sus datos y las políticas de protección que se han adoptado para estos.

    Conservar los Datos Personales seg√ļn la finalidad para la cual fueron recolectados y bajo las condiciones de seguridad apropiadas, las cuales pretendan evitar la adulteraci√≥n, p√©rdida, consulta, uso o el acceso no autorizado por parte de personas ajenas a la informaci√≥n.

    Actualizar los Datos Personales conforme a las indicaciones o solicitudes que sean requeridas por el titular de la información.

    Rectificar los Datos Personales cuando se encuentren suministrados o descritos de forma incorrecta.

    Dar tr√°mite y respuesta a las consultas y reclamos en los t√©rminos se√Īalados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

    Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado tratamiento de los Datos Personales.

    Mantener actualizado el estado de los Datos Personales cuando determinada información se encuentre en estado de discusión por parte del Titular.

    Implementar las medidas de seguridad de datos personales, atendiendo las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en la materia.

    Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.

    Y en general dar tratamiento de los datos personales de conformidad con la autorización impartida por sus titulares y atendiendo los propósitos y finalidades establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

DERECHOS QUE LE ASISTE AL TITULAR DE LOS DATOS    PERSONALES Y ANTE SU FALTA ABSOLUTA, A SUS CAUSAHABIENTES.

En los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los derechos que le asiste al titular de los Datos Personales y ante su falta absoluta, a sus causahabientes, son los siguientes:

    Derecho a consultar sus datos personales en forma gratuita y a conocer si los mismos est√°n siendo objeto de cualquier tratamiento por la sociedad responsable.

    Derecho a solicitar en cualquier tiempo la actualización, rectificación y supresión de sus datos personales.

    Derecho a revocar en cualquier tiempo la autorización impartida al responsable para el tratamiento de sus datos personales.

    Derecho a solicitar en cualquier tiempo prueba que acredite la existencia de la autorización impartida al responsable para el tratamiento de sus datos personales.

    Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las dem√°s normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

    Derecho a ser informado por parte de INDUHERZIG S.A. sobre el uso de sus Datos Personales.

    Los demás derechos que le asisten en la Legislación Nacional.

MEDIO POR EL CUAL EL TITULAR AUTORIZA EL TRATAMIENTO DE SUS  DATOS PERSONALES

Los titulares de los datos personales deber√°n autorizar al responsable para el tratamiento de los mismos, mediante el diligenciamiento del FORMATO DE AUTORIZACI√ďN que se encuentra publicado en la p√°gina web de la sociedad INDUHERZIG S.A. y/o a trav√©s de los canales de comunicaci√≥n usados por La Sociedad para remitir dicho formato.

Para los datos recolectados con antelación a la expedición del Decreto 1377 de 2013, en caso de no recibir manifestación por parte del titular, la sociedad entenderá que está autorizado para continuar con el tratamiento de sus Datos Personales, hasta que el titular de los datos no se manifieste expresamente en forma contraria, conforme al artículo 10 numeral 4 del Decreto 1377 de 2013.

FORMA EN LA CUAL EL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES PUEDE EJERCER SUS DERECHOS

El titular de la información, quien por este medio emite autorización para el uso de sus Datos Personales, podrá en cualquier momento acceder a los datos suministrados, así como solicitar la corrección de los mismos, actualizarlos, suprimirlos o solicitar la revocación de la presente autorización, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013; el interesado podrá dirigirse a las oficinas de INDUHERZIG S.A. ubicadas en la Cra 50 # 6-41 en Medellín, Colombia o dirigir un correo a la dirección electrónica herzig@herzig.com.co .

La solicitud deberá contener, al menos, la información que se identifica a continuación:

    Identificación del titular

    Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta, sugerencia, reclamo o queja

    Términos de la solicitud

    Dirección para la notificación

TRANSFERENCIA Y TRANSMISI√ďN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

La información y datos suministrados podrán ser objeto de transmisión y/o transferencia a terceros países, para la ejecución de las actividades relacionadas con la sociedad y/o con el tratamiento descrito en estas Políticas. 

Para la transferencia y transmisión internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 24 del Decreto 1377 del 2013.

La presente ‘POL√ćTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCI√ďN DE DATOS PERSONALES’ se publica el d√≠a agosto 28 de 2013 y empieza a regir a partir del d√≠a de su publicaci√≥n.

XI. RESOLUCI√ďN DE CONSULTAS Y RECLAMOS INTERPUESTAS POR LOS TITULARES DE DATOS.

Los Titulares o sus causahabientes realizar consultas o reclamos sobre la información personal del Titular que repose en las bases de datos de INDUHERZIG S.A mediante los siguientes mecanismos:

Correo electrónico herzig@herzig.com.co

Correo físico en la Cra 50 # 6-41

Teléfono (4) 255 21 22.

Canal de cont√°ctenos en la p√°gina web http://www.herzig.com.co/beta/contacto.php

PROCEDIMIENTO.

INDUHERZIG S.A. atenderá ante los titulares o sus causahabientes consultas de la información personal del Titular que repose en sus bases de datos. La consulta será recibida exclusivamente a través de los canales de INDUHERZIG S.A. previamente mencionados.

La consulta ser√° atendida en un t√©rmino m√°ximo de diez (10) d√≠as h√°biles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho t√©rmino, se informar√° al interesado, expresando los motivos de la demora y se√Īalando la fecha en que se atender√° su consulta, la cual en ning√ļn caso podr√° superar los cinco (5) d√≠as h√°biles siguientes al vencimiento del primer t√©rmino.

En el caso de reclamos, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo a través de los canales ofrecidos por INDUHERZIG S.A. y serán resueltos bajo los siguientes términos y condiciones:

1. El reclamo se formular√° mediante solicitud dirigida a INDUHERZIG S.A. con la identificaci√≥n del Titular, la descripci√≥n de los hechos que dan lugar al reclamo, la direcci√≥n, y acompa√Īando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerir√° al interesado dentro de los cinco (5) d√≠as siguientes a la recepci√≥n del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la informaci√≥n requerida, se entender√° que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se INDUHERZIG S.A., informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

La solicitud deberá contener, al menos, la información que se identifica a continuación:

Identificación del titular

Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta, sugerencia, reclamo o queja

Términos de la solicitud

Dirección para la notificación

TRANSFERENCIA Y TRANSMISI√ďN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

La información y datos suministrados podrán ser objeto de transmisión y/o transferencia a terceros países, para la ejecución de las actividades relacionadas con la sociedad y/o con el tratamiento descrito en estas Políticas.

Para la transferencia y transmisión internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 24 del Decreto 1377 del 2013.

La presente ‚ÄėPOL√ćTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCI√ďN DE DATOS PERSONALES‚Äô se publica el d√≠a agosto 28 de 2013 y empieza a regir a partir del d√≠a de su publicaci√≥n.

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